Missions :

La fonction Procurement garantit l’acquisition des biens et services nécessaires aux programmes au meilleur rapport qualité-prix, dans les délais requis, en conformité avec les procédures internes, la réglementation en vigueur et les exigences des bailleurs.

Sous la supervision directe du Coordinateur Procurement, l’Acheteur(se) Procurement assure la gestion des achats de biens et de services et la conformité des processus d’achat dans la région Atsinanana. Il/Elle appuie l’équipe projet et les centres dans l’expression des besoins et l’application des procédures, et contribue à la maîtrise des risques liés aux achats, dans le respect des politiques institutionnelles de l’Association (protection de l’enfant, anti-fraude et corruption, critères d’exclusion aux marchés, code de conduite).

Description des tâches :

1- Planification et traitement des achats

• Organiser, planifier et traiter les demandes d’achat de biens et de services, en collaboration avec le Coordinateur Procurement, et mettre en place des outils de suivi adaptés ;
• Planifier les achats et veiller à l’exécution des procédures correspondantes : réception des demandes, identification des besoins, prospection, émission des bons de commande, réception des biens et livraison interne ;
• Coordonner l’appui aux centres dans l’élaboration des cahiers des charges pour les achats et la passation de marchés ;
• Informer régulièrement les demandeurs de l’état d’avancement de leurs demandes et alerter le Coordinateur Procurement en cas de retard ou de blocage.

2- Gestion des fournisseurs et des contrats

• Réaliser les travaux de due diligence auprès des fournisseurs et/ou partenaires commerciaux, notamment au regard des critères d’exclusion aux marchés financés par l’Association ;
• Suivre les contrats et accords commerciaux à moyen et long terme (délais, quantités, qualité, échéances) et assurer leur archivage de manière conforme.

3- Conformité et maîtrise des risques

• Garantir l’exhaustivité et la conformité des pièces justificatives des achats de biens et services avant la signature des bons de commande ou des contrats ;
• Respecter les seuils et les procédures d’achat applicables ainsi que le principe de séparation des fonctions (demande, validation, achat, réception, paiement) ;
• Signaler sans délai au Coordinateur Procurement tout conflit d’intérêts, irrégularité ou suspicion de fraude, conformément à la politique anti-fraude et corruption ;
• Concevoir et surveiller les dispositifs de contrôle visant à prévenir toute infraction aux règles, identifier les risques potentiels et garantir l’effectivité des actions de mitigation et/ou correctives ;
• Élaborer et mettre en œuvre un programme d’auto-évaluation périodique de l’application des procédures internes et des exigences des bailleurs, et assurer un suivi rigoureux de la conformité.

4- Renforcement des capacités

• Former et accompagner l’équipe projet et les utilisateurs internes dans le processus d’achat et l’application des procédures en vigueur ;
• Coordonner la mise en œuvre et la formation sur les nouvelles procédures et politiques mises à jour, le cas échéant.

5- Attentes liées au poste

• Rigueur et traçabilité : constituer des dossiers d’achat complets, à jour et vérifiables à tout moment ;
• Intégrité et transparence : garantir l’équité de traitement des fournisseurs et appliquer strictement les politiques anti-fraude et de prévention des conflits d’intérêts ;
• Orientation service : répondre aux besoins des programmes dans des délais compatibles avec la mise en œuvre des activités ;
• Communication proactive : informer les demandeurs et la hiérarchie de l’avancement des achats et alerter rapidement sur les risques ;
• Continuité : assurer un archivage complet et une passation documentée des dossiers en cours

Livrables

• Plan d’achats actualisé – Au démarrage, puis mise à jour mensuelle
• Tableau de suivi des demandes d’achat – Hebdomadaire
• Dossiers d’achat complets (demande, offres, analyse, bon de commande, réception) – Pour chaque achat
• Fiches de due diligence fournisseurs – Avant toute contractualisation
• Registre de suivi des contrats et accords commerciaux – Mensuelle
• Rapport d’auto-évaluation de la conformité des achats – Mensuelle
• Comptes rendus des sessions de formation et d’accompagnement – Après chaque session
• Rapport de fin de mission et dossier de passation – En fin de contrat