CONTRAT DE PRESTATION – AGENCE EVENEMENTIELLE
SOS Villages d’Enfants Madagascar est une association reconnue d’utilité publique, présente dans le pays depuis 1989. Elle œuvre pour que chaque enfant privé de soins parentaux ou risquant de l’être puisse grandir au sein d’une famille aimante et protectrice. Ses missions principales incluent le renforcement familial, la prise en charge de remplacement, l’éducation, la santé, la formation professionnelle et l’insertion sociale des jeunes. Guidée par des valeurs de courage, d’engagement, de confiance et de responsabilité, l’association intervient dans plusieurs régions de Madagascar, notamment à Analamanga, Atsinanana, Vakinankaratra, Atsimo-Andrefana, Anosy, Androy et Boeny.
À travers ses programmes, SOS Villages d’Enfants Madagascar soutient plus de 50 000 enfants, jeunes et familles chaque année, leur offrant des services essentiels pour leur bien-être et leur développement. En tant que membre de la Fédération internationale SOS Villages d’Enfants, SOS Villages d’Enfants Madagascar contribue de manière proactive à la dynamique de l’organisation, notamment à travers des actions stratégiques de plaidoyer. Nous intervenons avec l’appui de nos partenaires en tant qu’organisation humanitaire pour répondre en urgence aux besoins fondamentaux des enfants et des familles victimes de crises humanitaires (catastrophes naturelles etc.).
Madagascar présente l’une des structures démographiques les plus jeunes d’Afrique subsaharienne. La population nationale est estimée à environ 32,9 millions d’habitants fin 2025, avec un taux de croissance annuel de l’ordre de 2,4 %. L’âge médian se situe autour de 19 à 20 ans, et près de 60 % de la population a moins de 25 ans (Nations Unies, World Population Prospects, révision 2024 ; UNFPA). Cette jeunesse massive constitue à la fois un formidable potentiel de dividende démographique et un défi structurel considérable : chaque année, des centaines de milliers de jeunes entrent sur un marché du travail dont les capacités d’absorption demeurent limitées.
Dans la région d’Analamanga , les jeunes se heurtent à des obstacles persistants et documentés : insuffisance d’informations fiables sur les métiers porteurs et les filières économiques en expansion ; inadéquation entre les compétences acquises en formation et les attentes réelles des employeurs; faible accès aux réseaux professionnels décisionnels ; déficit d’expérience pratique et de compétences comportementales ; méconnaissance des dispositifs de financement disponibles pour l’entrepreneuriat ; et accès limité aux opportunités concrètes de stage et d’emploi formel. Ces obstacles affectent avec une acuité particulière les jeunes issus de milieux vulnérables, pour lesquels la rupture entre système de formation et marché du travail est à la fois plus profonde et moins accompagnée.
CONTRAT DE PRESTATION – AGENCE EVENEMENTIELLE
L’enveloppe extérieure devra porter uniquement la mention : « Marché : Agence événementielle »
Les offres en version physique devront être déposées à l’adresse : SOS Villages d’Enfants Madagascar – Bureau National de Coordination (BNC) Andrainarivo, près de l’Hôtel Panorama
Le défi structurel de la transition école-emploi :
Le passage de l’école à l’emploi demeure l’une des ruptures les plus critiques dans les trajectoires de vie des jeunes malgaches. Du côté des entreprises, les employeurs signalent régulièrement des difficultés à identifier des profils adaptés, un déficit de compétences comportementales et un manque d’expérience pratique opérationnelle. Du côté des jeunes, nombreux sont ceux qui méconnaissent les métiers émergents, les secteurs recrutant activement, les parcours de formation pertinents et les mécanismes de création d’activités génératrices de revenus. Réduire ce décalage structurel constitue un enjeu stratégique de premier ordre pour le développement économique territorial des deux régions d’intervention.
Face à ces contraintes, la création d’un espace structuré de rencontre entre les jeunes, les employeurs, les centres de formation et les institutions constitue une réponse pertinente permettant de réduire les asymétries d’information, faciliter les mises en relation professionnelles et accélérer l’accès des jeunes aux opportunités de formation et d’emploi.
Le Forum des Métiers « Ny Anjara Asako » : instrument de convergence:
SOS Villages d’Enfants Madagascar a conçu le Forum des Métiers « Ny Anjara Asako » comme un espace régional structurant de rencontre et de mise en relation professionnelle entre les interventions d’orientation professionnelle, de développement des compétences, d’employabilité et d’insertion économique des jeunes. Initialement envisagé dans une acception classique, cet événement a fait l’objet d’un repositionnement stratégique de grande ampleur : il constitue désormais le plus grand espace régional de rencontre entre les jeunes, les entreprises, les centres de formation professionnelle, les institutions publiques et les partenaires techniques et financiers engagés en faveur de l’insertion professionnelle durable.
Le Forum mobilise les acteurs clés de treize filières économiques porteuses identifiées pour Madagascar, des régions rurales aux secteurs numériques émergents, et s’appuie sur un concept événementiel propre à SOS Villages d’Enfants Madagascar, fondé sur une architecture d’orientation active : chaque jeune y est accueilli, diagnostiqué, orienté, mis en contact ciblé, accompagné individuellement et suivi après l’événement. Ce concept, développé en interne, ne sera pas diffusé dans le cadre du présent appel à candidatures ; il sera communiqué intégralement à l’agence retenue lors de la phase de cadrage.
Le Forum « Ny Anjara Asako » dépasse résolument la logique d’un événement ponctuel pour devenir un instrument structurant de développement du capital humain et de mobilisation territoriale au service de l’emploi des jeunes.
Le Forum sera un événement de pleine envergure, ouvert au grand public, il cible une participation minimale de 800 jeunes sur deux jours, en mobilisant un panel large d’entreprises, de centres de formation, d’institutions et de partenaires.
Objet de la présente consultation:
SOS Villages d’Enfants Madagascar ne dispose ni de la capacité opérationnelle ni du temps nécessaire pour assumer directement l’organisation de ce Forum. La présente consultation vise à sélectionner une agence événementielle dotée de l’expertise, de la capacité de production et des garanties de conformité nécessaires pour prendre en charge l’intégralité de l’organisation — logistique, communication, animation, mobilisation des participants et capitalisation — dans le respect des orientations stratégiques et du concept défini par SOS Villages d’Enfants Madagascar.
- Résultats attendus – Bénéficiaire- Livrables:
Objectif général et périmètre de la mission
L’agence événementielle retenue est mandatée pour concevoir opérationnellement, préparer, coordonner et réaliser dans sa totalité le Forum des Métiers « Ny Anjara Asako » dans le strict respect du concept événementiel, des orientations stratégiques et des standards de qualité définis par SOS Villages d’Enfants Madagascar.
SOS Villages d’Enfants Madagascar assure le pilotage stratégique, programmatique et institutionnel du Forum : c’est le commanditaire, qui valide chaque étape, chaque livrable et chaque décision structurante. L’agence est le maître d’œuvre opérationnel, seul responsable de l’exécution technique, logistique, communicationnelle et animationnelle de l’événement. Ce partage de rôle est clair et non négociable.
La mission couvre l’intégralité du cycle événementiel : phase de préparation intensive (J-60 à J-3), tenue des deux journées, et phase de capitalisation et de clôture documentaire post-événement (jusqu’à J+15 au minimum). Elle inclut, composante essentielle de la mission, la mobilisation active des participants jeunes, des entreprises exposantes et des intervenants : sur la base des contacts institutionnels transmis par SOS Villages d’Enfants Madagascar, l’agence assure la prospection complémentaire, la confirmation des participations, les relances opérationnelles et la gestion des listes de présence.
Le Forum poursuit des objectifs fondamentaux que l’agence doit comprendre et intégrer à chaque décision opérationnelle : faciliter l’accès des jeunes à une information fiable et territorialisée sur les métiers porteurs ; créer un espace structuré de rencontre entre les jeunes, les entreprises et les centres de formation ; favoriser l’identification d’opportunités concrètes de stage, de formation ou d’insertion ; sensibiliser aux exigences du monde du travail et aux compétences attendues par les employeurs ; et promouvoir l’esprit entrepreneurial et la construction de parcours réalistes d’auto-emploi.
Objectifs spécifiques
Le Forum des Métiers poursuit les objectifs spécifiques suivants :
- Faciliter l’accès des jeunes à une information fiable, concrète et territorialisée sur les métiers porteurs ;
- Créer un espace structuré de rencontre entre les jeunes, les entreprises, les centres de formation professionnelle, les institutions publiques et les acteurs de l’insertion ;
- Favoriser l’identification d’opportunités de stage, de formation, d’apprentissage, de mentorat ou d’insertion ;
- Sensibiliser les jeunes aux exigences du monde du travail, notamment en matière de compétences, de posture professionnelle, d’employabilité et de perspectives de carrière ;
- Promouvoir l’esprit entrepreneurial, l’autonomie professionnelle et la construction de parcours réalistes d’insertion.
Etendue de la mission:
La mission s’articule autour de trois volets indissociables, que l’agence doit aborder de manière intégrée et non séquentielle. Un déficit dans l’un d’entre eux compromet la réussite de l’ensemble.
La mission s’articule autour de trois volets indissociables, que l’agence doit aborder de manière intégrée et non séquentielle. Un déficit dans l’un d’entre eux compromet la réussite de l’ensemble.
- Préparation, logistique et aménagement des sites :
Préparation et coordination générale
Dès la phase de cadrage, l’agence élabore un plan d’organisation général assorti d’un rétroplanning opérationnel rigoureux, précisant les responsabilités, les jalons de validation par SOS Villages d’Enfants Madagascar et les dates butoirs de chaque livrable. Elle assiste aux réunions de préparation avec l’équipe de coordination, la Direction Nationale et les Directions Régionales concernées, et constitue le document de coordination de référence pour l’ensemble des prestataires.
-Élaborer un plan d’organisation détaillé de l’événement ;
-Proposer un rétroplanning opérationnel précisant les responsabilités, échéances, points de validation et livrables attendus ;
-Participer aux réunions préparatoires avec l’équipe de coordination, la Direction Nationale, les Directions Régionales concernées et les partenaires identifiés ;
-Anticiper les besoins logistiques, techniques, humains et matériels nécessaires à la bonne tenue de l’événement ;
-Mettre en place un dispositif de coordination opérationnelle avant, pendant et après l’événement.
Gestion du site et aménagement des espaces
L’agence aménage le site retenu pour permettre l’accueil fluide, orienté et sécurisé d’au moins 800 participants sur deux jours consécutifs, ainsi que des entreprises exposantes, des intervenants, des partenaires institutionnels et des invités officiels. L’aménagement intègre :
-Les espaces d’accueil et d’enregistrement avec contrôle des flux ;
-Les espaces de démonstration professionnelle immersive (différents des stands d’exposition passifs)
-Les salles d’ateliers et d’accompagnement individualisé ;
-Les espaces dédiés aux échanges en petits groupes ;
-La scène et la régie pour les cérémonies officielles ;
-La signalétique intérieure et extérieure ;
-L’habillage visuel conforme à l’identité graphique validée ;
-L’ensemble des dispositifs techniques garantissant la sécurité et le confort de toutes les catégories de participants.
Le nombre exact de stands, d’espaces d’ateliers et de zones techniques devra être proposé dans l’offre technique du soumissionnaire, puis validé par SOS Villages d’Enfants Madagascar lors de la phase de cadrage.
Dispositif technique
Le dispositif technique comprend la sonorisation de qualité professionnelle, l’éclairage scénique et ambiant, les équipements audiovisuels (écrans, projecteurs, régie vidéo), l’alimentation électrique avec solution de secours, et la connexion internet temporaire.
Sécurité, hygiène et restauration
L’organisation des services de sécurité, de premiers secours, de restauration, de sanitaires et de nettoyage relève également du périmètre de l’agence, sous réserve de validation préalable par SOS Villages d’Enfants Madagascar des niveaux de prestation proposés. L’agence garantit les conditions d’hygiène, de qualité et de sécurité alimentaire, et assure l’entretien des dispositifs sanitaires pendant l’événement.
Gestion des participants et accueil
La gestion des participants constitue une responsabilité centrale : accueil et enregistrement personnalisé à l’entrée, distribution des supports d’orientation et des kits participants, orientation des flux tout au long des deux journées, suivi des listes de présence et assistance logistique à l’ensemble des intervenants et exposants.
-Organiser l’accueil, l’enregistrement et l’orientation des participants ;
-Mettre en place les dispositifs de contrôle d’accès et de gestion des flux ;
-Prévoir les badges, listes de présence, kits participants et supports d’information ;
-Assurer l’assistance logistique aux intervenants, entreprises exposantes et invités ;
-Superviser les différents fournisseurs mobilisés et veiller au respect des délais, de la qualité des prestations et des normes de sécurité.
- Communication, visibilité et relations médias
L’agence déploie une stratégie de communication intégrée couvrant les phases amont, pendant et aval du forum. Elle décline l’identité visuelle validée par SOS Villages d’Enfants Madagascar sur la totalité des supports : banderoles, affiches, flyers, guide visiteurs, fond de scène, signalétique et goodies événementiels.
Identité visuelle et supports de communication
Déclinaison complète de l’identité visuelle de l’événement sur tous supports de design ;
-Impression des banderoles, badges (exposants, staff, invités), programmes, affiches, flyers et production de goodies personnalisés (classeurs, carnets, stylos).
Campagne de communication digitale
L’agence conçoit et exécute le plan de communication digitale sur les réseaux sociaux pertinents — Facebook et LinkedIn au minimum —, avec un calendrier éditorial structuré visant à mobiliser les participants et partenaires bien en amont de l’événement, à en assurer la couverture en direct, et à prolonger sa visibilité après la clôture.
Relations médias
Sur le plan des relations médias, l’agence organise une conférence de presse préalable à chaque édition, rédige et diffuse les communiqués et dossiers de presse, invite les représentants de la presse écrite, audiovisuelle et en ligne, coordonne le point presse lors de l’ouverture officielle et produit la revue de presse post-événement.
Couverture photo et vidéo
La captation photo et vidéo professionnelle de l’ensemble de l’événement relève de la responsabilité directe de l’agence, en coordination avec l’espace de production participatif que le concept du Forum réserve aux jeunes reporters. L’agence réalise un film rétrospectif (aftermovie) de 5 à 10 minutes, diffusé sur les réseaux sociaux et sur YouTube.
- Animation, programmation et coordination des intervenants
L’agence élabore le conducteur détaillé des deux journées — séquencé à la minute — pour chaque édition, en intégrant l’ensemble des volets d’animation décrits à la Section 4 et en garantissant une fluidité de parcours pour tous les profils de participants. Elle recrute et brief un maître de cérémonie bilingue malgache-français, doté d’une réelle capacité à dynamiser les échanges et à incarner l’ambiance de l’événement.
L’équipe d’hôtesses et de stewards, formée aux spécificités du Forum, assure l’accueil protocolaire des personnalités, l’enregistrement des participants et l’orientation active des flux de jeunes tout au long des deux journées. L’identification et la coordination des panélistes, conférenciers, experts, coachs, modérateurs et facilitateurs s’effectuent en étroite concertation avec l’équipe de coordination.
- Format événementiel attendu
SOS Villages d’Enfants Madagascar a conçu et développé un concept événementiel propre pour ce Forum, dont les détails, outils spécifiques et identité visuelle seront intégralement communiqués à l’agence retenue lors de la phase de cadrage. Cet impératif de confidentialité vise à protéger un travail de conception original, qui constitue l’un des actifs intellectuels de l’association.
L’offre technique du soumissionnaire devra néanmoins démontrer une capacité opérationnelle avérée sur les huit volets d’animation ci-dessous, qui structurent les deux journées de chaque édition. La maîtrise de ces formats n’est pas optionnelle : toute offre ne démontrant pas une compréhension substantielle de chacun d’eux sera considérée comme non conforme aux présents Termes de Référence.
- a)Volet d’animation:
Accueil et orientation individualisée
b)Description fonctionnelle:
À l’entrée du Forum, chaque participant reçoit un support d’orientation personnalisé structurant son parcours pour les deux journées. Un engagement concret lui est demandé à la sortie, qui servira de base au suivi post-Forum.
c)Exigence opérationnelle principale:
Impression, distribution et collecte des supports selon les volumes validés ; orientation active des flux dès l’accueil
2. a)Volet d’animation:
Espaces de démonstration professionnelle immersive
b)Description fonctionnelle:
Les métiers sont montrés en actes dans des espaces immersifs dédiés, structurellement différents des stands d’exposition passifs : chaque espace est conçu pour une démonstration concrète d’un métier ou d’une filière.
c)Exigence opérationnelle principale:
Conception et aménagement des espaces ; coordination avec les entreprises et centres de formation pour le matériel et la sécurité
3. a)Volet d’animation:
Rencontres professionnelles structurées
b)Description fonctionnelle:
Des échanges courts, chronométrés et organisés en rotation mettent en contact direct les jeunes participants et les représentants d’entreprises. Ce dispositif vise à maximiser le nombre de rencontres utiles sur les deux journées.
c)Exigence opérationnelle principale:
Conception et gestion du planning de rotation ; signalétique dédiée ; chronométrage rigoureux ; gestion des fiches de rendez-vous
4. a)Volet d’animation:
Ateliers d’accompagnement pratique
b)Description fonctionnelle:
Des experts et coachs animent des séances d’accompagnement individuel ou en très petits groupes sur les compétences d’insertion : préparation du CV, simulation d’entretien d’embauche, orientation professionnelle, pitch de projet entrepreneurial, accès aux dispositifs de financement.
c)Exigence opérationnelle principale:
Aménagement des espaces d’accompagnement ; coordination et accueil des coachs ; gestion des files d’attente
5. a)Volet d’animation:
Échanges en petits groupes avec des personnalités
b)Description fonctionnelle:
Des personnalités inspirantes du monde économique, institutionnel ou associatif échangent de manière informelle avec de très petits groupes de participants dans un format délibérément non protocolaire, favorisant une relation humaine directe.
c)Exigence opérationnelle principale:
Aménagement des espaces dédiés ; gestion des plannings de rotation des groupes ; formation des facilitateurs
6. a)Volet d’animation:
Production audiovisuelle participative (Studio Médias Jeunes)
b)Description fonctionnelle:
Un espace de production est réservé à des jeunes participants formés pour produire, durant l’événement, des contenus courts (capsules « 1 métier en 90 secondes ») destinés aux réseaux sociaux. Cette production constitue l’un des livrables contractuels du Forum.
c)Exigence opérationnelle principale:
Mise à disposition de l’espace et de l’équipement vidéo ; coordination avec le vidéaste professionnel ; diffusion en continu sur les réseaux
7. a)Volet d’animation:
Concours entrepreneurial (Show Your Talent)
b)Description fonctionnelle:
Des jeunes porteurs de projets, présélectionnés en amont, pitchent devant un jury mixte entreprises-institutions. La remise des dotations s’inscrit dans la cérémonie de clôture du Forum.
c)Exigence opérationnelle principale:
Organisation logistique du concours (scène, jury, timing) ; communication promotionnelle en amont pour la présélection
8. a)Volet d’animation:
Documentation audiovisuelle intégrale
b)Description fonctionnelle:
L’ensemble de l’événement est capté par un vidéaste professionnel, de l’ouverture officielle à la clôture. Un film rétrospectif est monté après l’événement. Cette documentation visuelle constitue un livrable contractuel majeur.
c)Exigence opérationnelle principale:
Vidéaste professionnel mobilisé sur les deux journées ; montage et remise du film rétrospectif (5 à 10 min) dans les délais contractuels
L’offre technique de l’agence devra proposer une scénographie cohérente, articulant l’ensemble de ces huit volets sur deux journées. Les outils, supports et déclinaisons spécifiques de ce format seront fournis à l’agence retenue lors du cadrage initial. Une offre se limitant à la logistique classique d’un salon ou d’une foire d’exposition ne répondrait pas aux exigences du présent appel.
Livrable:
L’ensemble des livrables ci-dessous sont contractuels. Chacun fait l’objet d’une validation formelle par SOS Villages d’Enfants Madagascar, dont dépend le déclenchement de la tranche de paiement correspondante. Un livrable incomplet, de qualité insuffisante ou remis hors délai peut entraîner la retenue partielle ou totale de la tranche associée.
- Plan de cadrage et rétroplanning opérationnel : Plan d’organisation général par édition ; rétroplanning détaillé avec jalons, responsabilités et points de validation ; plan de communication ; proposition et analyse comparative de sites; esquisse scénographique – J-45
- Dossier de communication validé : Maquettes définitives de l’ensemble des supports visuels (banderoles, affiches, flyers, guide visiteurs, fond de scène, badges, signalétique, goodies) ; plan de campagne réseaux sociaux avec calendrier éditorial ; communiqué de presse – J-30
- Plan d’implantation et dispositif de sécurité : Plan masse du site validé avec positionnement de l’ensemble des espaces et volets d’animation, scène, régie, espaces officiels, circulations et sorties de secours ; plan de sécurité et de gestion des flux – J-20
- Supports d’orientation personnalisés imprimés : Supports déclinés selon les profils types de participants, imprimés en quantité validée avec SOS Villages d’Enfants Madagascar en fonction des inscriptions confirmées, livrés à l’équipe de coordination avant l’ouverture – J-5
- Listes prévisionnelles de participants et d’exposants : Base nominative des jeunes inscrits, des entreprises exposantes confirmées et des intervenants, avec coordonnées, profils et créneaux de participation – J-5
- Tenue réussie de l’événement : Deux journées conduites conformément au conducteur validé ; ensemble des volets d’animation déployés ; zéro incident majeur logistique ou technique ; supports d’orientation distribués à l’entrée et collectés à la sortie pour remise à SOS Villages d’Enfants Madagascar – Jours 1 et 2
- Documentation audiovisuelle complète : Fichiers vidéo HD de la captation intégrale ; film rétrospectif monté (5 à 10 minutes) ; capsules vidéo courtes produites durant l’événement (15 à 20 minimum, format « 1 métier en 90 secondes ») ; photothèque légendée (100 photos minimum représentatives de tous les volets d’animation) – J+10
- Supports d’orientation collectés remis à SOS VE Madagascar : Ensemble des supports remplis par les participants et récupérés à la sortie de l’événement, transmis à l’équipe de coordination pour exploitation dans le cadre du dispositif de suivi post-Forum – J+2
- Rapport final d’exécution : Rapport narratif et financier complet incluant : déroulement détaillé des deux journées ; données de participation vérifiées avec listes de présence signées ; résultats par volet d’animation ; engagements partenaires formalisés ; revue de presse ; analyse des écarts par rapport aux objectifs ; recommandations pour l’édition suivante – J+15
Profil requis de l’agence événementielle:
L’agence candidate doit être une structure de communication et d’événementiel légalement constituée à Madagascar, à jour de l’ensemble de ses obligations fiscales et administratives (NIF, STAT, Registre du Commerce, attestations fiscales). Elle justifie d’au moins cinq (5) ans d’expérience avérée dans l’organisation d’événements d’envergure — salons professionnels, forums, foires, conférences institutionnelles — avec des références vérifiables auprès de clients identifiés. Une expérience spécifique dans des projets conduits avec ou pour des organisations non gouvernementales internationales, des agences de développement ou des institutions bilatérales constitue un atout majeur dans l’appréciation du dossier.
L’agence dispose d’une équipe pluridisciplinaire qualifiée, comprenant au minimum un chef de projet événementiel, un directeur artistique ou responsable créatif, un responsable logistique, un régisseur technique et un chargé de communication et de relations médias. Elle entretient un réseau solide de prestataires locaux reconnus dans le domaine technique, traiteur, décoration et sécurité. Elle démontre une capacité éprouvée de coordination multi-parties, de gestion opérationnelle sous contrainte de délais serrés et de production de livrables à haute visibilité institutionnelle.
L’agence démontre une capacité avérée de gestion du stress, de flexibilité opérationnelle et de respect des délais dans des contextes exigeants.
- Composition du dossier de candidature et soumission des offres
-Offre technique
- Une présentation structurée de l’agence et de ses références pertinentes, avec contacts de clients vérifiables ;
- Une démonstration argumentée de la compréhension des présents Termes de Référence et de la capacité à opérationnaliser chacun des huit volets d’animation décrits à la Section 4 ;
- Une proposition de concept créatif et scénographique pour les deux éditions ;
- Un rétroplanning détaillé de préparation de l’événement ;
- Deux à trois propositions de sites avec analyse comparative ;
- Les CV complets de l’équipe dédiée à la mission avec répartition explicite des rôles ;
- La liste des événements organisés avec les contacts de référence vérifiables.
-Offre financière
- Un budget détaillé, transparent et justifié par ligne de dépenses — logistique, technique, communication, restauration, honoraires d’agence, provision pour aléas ;
- Un devis global par édition et un récapitulatif consolidé pour les deux éditions ;
- Les conditions et modalités de paiement souhaitées, confrontées aux modalités définies à la Section 9
-Documents administratifs
- NIF, STAT, Registre du Commerce, attestations fiscales à jour ;
- Lettre d’engagement sur les critères d’exclusion (Annexe 1).
–Soumission des offres
Les offres en version physique devront être déposées au plus tard le 27 juillet 2026 à 17h00 à l’adresse suivante SOS Villages d’Enfants Madagascar – Bureau National de Coordination (BNC) Andrainarivo, près de l’Hôtel Panorama. Les dossiers de soumission devront être présentés sous pli fermé. L’enveloppe extérieure devra porter uniquement la mention : « Marché : Agence événementielle ». Aucune autre indication permettant d’identifier le soumissionnaire ne devra figurer sur l’enveloppe.
Une copie en version électronique doit être obligatoirement envoyée par email à l’adresse procurement.soscvmada@vesosmad.org dans le même délai de soumission des offres en version physique avec mention en objet l’intitulé du marché décrit dans les termes de référence.
Modalités de paiement:
La structure de paiement retenue cherche à concilier deux impératifs : garantir à l’agence une rémunération équitable et sécurisée sur la base de la qualité de ses livrables, et associer raisonnablement sa rémunération aux résultats concrets de mobilisation, qui font partie intégrante de son périmètre de mission. Elle se décompose en quatre tranches.
Tranche | Part du contrat | Condition de déclenchement | Justificatif requis |
Tranche 1 — Démarrage | 30 % | Signature du contrat par les deux parties et remise du dossier administratif complet. | Contrat signé |
Tranche 2 — Validation pré-événement | 35 % | Validation formelle par SOS Villages d’Enfants Madagascar du plan de cadrage, du dossier de communication, du plan d’implantation et des listes prévisionnelles de participants et d’exposants — au plus tard sept (7) jours avant chaque édition. | Procès-verbal de validation signé par SOS Villages d’Enfants Madagascar |
Tranche 3 — Clôture post-événement | 20 % | Remise et validation du rapport final d’exécution, de la documentation audiovisuelle complète (film rétrospectif, capsules vidéo, photothèque) et des supports d’orientation collectés — dans les quinze (15) jours suivant chaque édition. | Rapport final approuvé et livrables audiovisuels remis |
Tranche 4 — Performance de fréquentation | 15 % | Présence vérifiée d’au moins 800 participants par édition, attestée par les listes de présence signées. Taux de participation | Listes de présence signées ; procès-verbal de comptage contradictoire |
Cette structure garantit à l’agence 85 % du montant contractuel total sur la seule qualité et la complétude de ses livrables, indépendamment de la fréquentation. Les 15 % conditionnels reconnaissent que la mobilisation active des participants fait partie intégrante du périmètre confié à l’agence. La clause de force majeure la protège des facteurs extérieurs indépendants de sa volonté. SOS Villages d’Enfants Madagascar s’engage, pour sa part, à transmettre dans les délais convenus les contacts institutionnels et les listes de participants cibles.
Processus de sélection
-Étapes de sélection
- Soumission des candidatures : les agences intéressées transmettent leur dossier complet avant la date limite à l’adresse : procurement.soscvmada@vesosmad.org en précisant en objet : « Candidature Agence Événementielle — Forum NY ANJARA ASAKO ». Tout dossier incomplet ou soumis après la date limite ne sera pas pris en considération.
- Évaluation des dossiers : un comité de sélection composé de membres de la Direction et des responsables de programmes de SOS Villages d’Enfants Madagascar procède à l’analyse des dossiers conformément aux critères définis ci-après.
- Entrevues et présentation : les agences présélectionnées sont invitées à une présentation devant le comité, au cours de laquelle elles développent leur proposition créative et scénographique et répondent aux questions des évaluateurs.
- Sélection finale : l’agence retenue est celle dont le dossier offre le meilleur équilibre entre expertise technique, compréhension des enjeux programmatiques du Forum, qualité de la proposition créative et optimisation budgétaire.
–Grille d’évaluation
Critères d’évaluation | Sous-critères | Note |
I. ÉVALUATION TECHNIQUE |
| 70 |
1. Conformité administrative | Documents administratifs à jour et complets (NIF, STAT, RCS, attestations fiscales, représentant légal) | 5 |
2. Compréhension du Forum et de son format | Qualité de la lecture des TDR ; compréhension de l’architecture événementielle en huit volets ; pertinence de la vision proposée ; démonstration des enjeux d’orientation et d’insertion professionnelle des jeunes | 15 |
3. Méthodologie logistique et mobilisation | Approche de la gestion des inscriptions et de la mobilisation des participants ; organisation de l’accueil de 800 personnes ; coordination des exposants et intervenants ; gestion des flux sur deux journées | 12 |
4. Expériences et références | Forums, salons, événements jeunesse, conférences institutionnelles ; expérience avec des ONG internationales ou bailleurs de développement | 10 |
5. Capacité et moyens techniques | Sonorisation, éclairage, audiovisuel, signalétique, mobilier, internet, supports imprimés et communication | 10 |
6. Qualification de l’équipe | Compétences et expériences du chef de projet, du régisseur technique, du responsable communication ; cohérence et exhaustivité de l’équipe proposée | 8 |
7. Planning et coordination | Qualité et réalisme du chronogramme proposé ; organisation avant, pendant et après l’événement | 5 |
8. Innovation et valeur ajoutée | Propositions créatives et scénographiques pour l’articulation des huit volets d’animation ; outils digitaux ; participation active des jeunes ; visibilité des partenaires | 5 |
II. ÉVALUATION FINANCIÈRE |
| 30 |
9. Offre financière | Cohérence et exhaustivité du budget ; justification des coûts ; rapport qualité-prix ; optimisation budgétaire | 30 |
TOTAL GÉNÉRAL |
| 100 |
Politiques de l’association
- Conformité légale et droits à l’image
Le prestataire est tenu de respecter l’ensemble des obligations légales et réglementaires applicables à l’exécution de la mission, notamment en matière de droit de la communication, de droits d’auteur et de protection des droits à l’image — en particulier pour tout contenu impliquant des mineurs. Il informe SOS Villages d’Enfants Madagascar de toute évolution législative susceptible d’affecter les opérations.
- Confidentialité
Le prestataire s’engage à traiter comme strictement confidentielles toutes les informations communiquées dans le cadre de la mission — qu’elles soient d’ordre technique, programmatique, financier ou relatives aux bénéficiaires — et à ne les utiliser qu’aux fins exclusives de l’exécution du contrat. Cet engagement s’étend au concept événementiel du Forum, dont la diffusion non autorisée constituerait une violation contractuelle.
- Fraude, corruption et éthique professionnelle
SOS Villages d’Enfants Madagascar applique une tolérance zéro en matière de fraude, corruption, manœuvres collusoires et conflits d’intérêts, conformément à sa politique anti-fraude et anti-corruption. Tout soumissionnaire, en déposant son dossier, atteste ne se trouver dans aucune de ces situations. Les critères d’exclusion sont détaillés à l’Annexe 1.
- Critères d’exclusion
En vertu du règlement financier en vigueur, tout soumissionnaire est tenu de confirmer qu’il ne se situe dans aucune des situations d’exclusion suivantes. Sont exclus de la participation les candidats :
-Impliqués dans toute forme d’activité illégale, d’infraction ou de conduite contraire à l’éthique (trafic d’armes, de drogue, de personnes, blanchiment d’argent, corruption, pots-de-vin, détournement de fonds, extorsion, vol, favoritisme, népotisme, fraude ou conflit d’intérêts) ;
-Menant des conduites commerciales contraires à l’éthique dans le cadre de la procédure de passation de marchés ;
-Impliqués dans toute forme de maltraitance des enfants, de travail des enfants ou de travail forcé tels que définis par les conventions de l’OIT ;
-Impliqués dans l’approvisionnement de biens ou services liés à des conflits d’origine humaine ou à des pratiques répréhensibles ;
-En état ou faisant l’objet d’une procédure de faillite, liquidation, règlement judiciaire, concordat préventif ou cessation d’activité ;
-Ayant fait l’objet d’une condamnation judiciaire pour tout délit affectant leur moralité professionnelle ;
-Ayant commis une faute grave en matière professionnelle ;
-N’ayant pas rempli leurs obligations de paiement de cotisations sociales ou d’impôts ;
-Se trouvant en situation de conflit d’intérêts vis-à-vis de SOS Villages d’Enfants Madagascar ;
-S’étant rendus coupables de fausses déclarations lors de la présente procédure.
- Protection de l’enfance et politique PEAS
SOS Villages d’Enfants Madagascar applique des principes stricts de protection de l’enfance et une politique de tolérance zéro pour tout comportement de harcèlement, d’exploitation ou d’abus sexuel. Le prestataire retenu et l’ensemble de ses équipes s’engagent à respecter la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique PEAS (Prévention et Protection contre le Harcèlement, l’Exploitation et les Abus Sexuels) de l’association, conditions impératives d’exécution du contrat.
La soumission d’un dossier de candidature vaut engagement explicite du soumissionnaire à respecter le Code de Conduite et l’ensemble des politiques institutionnelles de SOS Villages d’Enfants Madagascar énoncées dans les présents Termes de Référence.
Annexe 1 : Lettre d’engagement – Engagement sur les critères d’exclusion
[En-tête de l’agence — Nom, adresse, contacts]
À l’attention de l’Association SOS Villages d’Enfants de Madagascar
Madame, Monsieur,
En réponse à l’appel à candidatures lancé par l’Association SOS Villages d’Enfants Madagascar pour le recrutement d’une agence événementielle chargée de l’organisation du Forum des Métiers « Ny Anjara Asako », nous, soussignés, déclarons sur l’honneur ne nous trouver dans aucune des situations d’exclusion définies par les politiques de l’association, et confirmons notamment ce qui suit.
- Nous ne sommes impliqués dans aucune activité illégale, acte de corruption, fraude, blanchiment d’argent, conflit d’intérêts ou trafic de quelque nature, conformément à la politique anti-fraude et anti-corruption de SOS Villages d’Enfants Madagascar.
- Nous ne menons aucune conduite commerciale contraire à l’éthique dans le cadre de la présente procédure de passation de marchés.
- Nous ne sommes associés à aucune forme de maltraitance des enfants, de travail des enfants ou de travail forcé au sens des conventions de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) ; nous garantissons le respect intégral des droits sociaux fondamentaux et des normes fondamentales du travail.
- Nous ne sommes pas en état de faillite, liquidation, règlement judiciaire, concordat préventif, cessation d’activité ou toute situation analogue.
- Nous n’avons fait l’objet d’aucune condamnation judiciaire affectant notre moralité professionnelle.
- Nous sommes à jour de l’ensemble de nos obligations fiscales et sociales conformément aux dispositions légales applicables.
- Nous ne nous trouvons dans aucune situation de conflit d’intérêts vis-à-vis de SOS Villages d’Enfants Madagascar dans le cadre de la présente consultation.
- Toutes les informations et tous les documents fournis dans notre dossier de candidature sont exacts, complets et sincères.
- Nous nous engageons à informer immédiatement SOS Villages d’Enfants Madagascar de tout changement affectant notre situation au regard des critères ci-dessus, durant la période de validité de notre offre comme pendant l’exécution du contrat.
Fait à …………………………………………, le ………………………………………
Signature et cachet de l’entreprise
Nom et qualité du signataire : …………………………………………………………………