Missions : 

Sous la supervision du Directeur National, le ou la Coordinateur(trice) Patrimoine a pour mission principale de planifier, coordonner et superviser l’ensemble des activités logistiques de l’association. Il ou elle joue un rôle stratégique dans l’optimisation des ressources matérielles, la gestion des approvisionnements, le suivi des équipements techniques, et l’organisation des moyens de transport, afin de soutenir efficacement les programmes de SOS Villages d’Enfants Madagascar à travers les différentes régions d’intervention.

 Les principales responsabilités confiées au Coordinateur sont :

1.     Assurer la gestion de la chaîne d’approvisionnement :

· Planification des approvisionnements :

• Élaborer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement détaillés pour chaque bureau régional, en fonction des besoins opérationnels identifiés.
• Anticiper les besoins en matériel et équipements pour éviter les ruptures de stock et assurer la continuité des activités.

· Gestion des stocks et des entrepôts :

• Assurer les inventaires des achats stockés
• Mettre en place des systèmes efficaces de gestion des stocks pour assurer une traçabilité rigoureuse des entrées et sorties de matériel. SOS Villages d’Enfants TDR – Terme de référence 2024 Madagascar
• Garantir le stockage approprié des biens, en respectant les normes de sécurité et de conservation.

· Conformité et reporting :

• Gérer les procédures de dédouanement pour les importations, en conformité avec les réglementations nationales.
• Préparer des rapports détaillés pour les bailleurs de fonds concernant les activités d’approvisionnement et les dépenses associées (en lien avec le service procurement).
• Mettre en place un système de gestion logistique informatisé (ERP, WMS) avec une automatisation du suivi des commandes et former les équipes à leur utilisation
• Analyser la performance logistique via des tableaux de bord et garantir la maintenance prédictive de la gestion de stocks, des équipements, et du patrimoine de l’Association.

 2.     Garantir la gestion du parc de véhicules et des modes de déplacement :

· Gestion du parc automobile :

• Définir les besoins en véhicules et autres moyens de transport pour soutenir les activités des programmes.
• Élaborer et mettre en place des politiques d’utilisation des véhicules, incluant les protocoles de sécurité routière.

· Maintenance et optimisation :

• Superviser la maintenance préventive et corrective des véhicules pour garantir leur disponibilité et prolonger leur durée de vie.

Suivre les consommations de carburant et les indicateurs de performance pour optimiser les coûts opérationnels.

· Gestion administrative :

• Assurer que tous les véhicules sont en conformité avec les réglementations locales, y compris les assurances et les permis nécessaires.
• Gérer les contrats avec les prestataires de services liés aux transport

3.     Gérer les équipements techniques.

· Acquisition et déploiement :

• Participer au choix des équipements techniques (informatique, communication, énergie) en fonction des besoins spécifiques des programmes.
• Participer à la planification de déploiement des équipements dans les différents bureaux régionaux.

· Suivi et maintenance :

• Mettre en place un Tableau de Suivi des Équipements (TSE) pour assurer la traçabilité et le contrôle des actifs.
• Organiser la maintenance régulière des équipements pour garantir leur fonctionnement optimal.

· Formation et support :

• Former le personnel à l’utilisation correcte des équipements techniques.
• Fournir un support technique aux équipes en cas de dysfonctionnements ou de problèmes

4.     Assurer la gestion des services généraux (maisons, bureaux, locaux de stockage) :

· Gestion des bâtiments :

-Identifier et négocier les contrats de location selon les besoins

• Veiller à ce que les locaux répondent aux normes de sécurité, de confort et d’accessibilité.

· Aménagement et entretien :

• Superviser l’aménagement des espaces de travail pour optimiser l’environnement de travail des équipes.
• Organiser l’entretien régulier et la maintenance des installations pour prévenir les dégradations.

· Sûreté et Sécurité :

• Etre le point focal de l’association concernant les aspects sûreté et sécurité.
• Sur base des résultats d’analyse des risques et des directives internes, proposer et mettre en place des mesures de sûreté/sécurité appropriées, et s’assurer de l’application, suivi et reporting concernant les protocoles d’urgence.
• Assurer la formation du personnel concernant les directives, protocoles et standards de sécurité et d’évacuation.

5.        Garantir la mise en œuvre efficace de la gestion du patrimoine immobilier

• Assurer la maintenance et l’entretien des bâtiments, planifier les rénovations et superviser les interventions nécessaires pour garantir leur bon état.
• Gérer les documents juridiques relatifs au patrimoine, suivre les budgets et assurer la bonne gestion des ressources financières pour les projets d’entretien et de valorisation.
• Identifier et évaluer les risques liés au patrimoine immobilier (techniques, réglementaires, environnementaux) et mettre en place des actions préventives ou correctives.

Participer à la mise en œuvre de projets visant à valoriser le patrimoine, que ce soit par la rénovation, l’aménagement ou la réutilisation des bâtiments.

6.     Manager l’équipe logistique :

· Encadrement et leadership :

• Diriger l’équipe logistique en fixant des objectifs clairs et en assurant un suivi régulier des performances.
• Favoriser un environnement de travail collaboratif et motivant, encourageant l’initiative et l’amélioration continue.

· Gestion des ressources humaines :

• Gérer les aspects administratifs liés au personnel de l’équipe logistique, y compris les contrats, les congés, et les évaluations de fin de période d’essai.
• Identifier les besoins en formation et élaborer des plans de développement professionnel pour les membres de l’équipe.

· Procédures disciplinaires :

• Co-valider et mettre en œuvre les procédures disciplinaires en veillant au respect des politiques internes et des réglementations du travail.

7.     Contribuer à la stratégie globale et à l’amélioration des processus :

· Participation stratégique :

• Collaborer avec la direction et les autres départements pour aligner les activités logistiques avec les objectifs stratégiques de l’association.
• Proposer des initiatives d’amélioration des processus logistiques pour accroître l’efficacité opérationnelle.

· Veille et conformité :

• Se tenir informé des évolutions réglementaires et des meilleures pratiques en matière de logistique humanitaire.
• Assurer la conformité des opérations logistiques avec les lois locales, les normes internationales, et les exigences des bailleurs de fonds.

· Rapport de gestion de l’équipe logistique (mensuel) Et toutes autres tâches entrant dans son mandat confié par le Directeur National.