Missions : 

Sous la supervision du Coordinateur des Approvisionnements et des Achats, le/la Chargé(e) de Passation de Marché est responsable de l’acquisition, dans les délais et selon les normes de qualité et de conformité, des biens et services nécessaires aux activités de l’Association. Le rôle implique de gérer l’intégralité du cycle d’approvisionnement, de la réception des demandes à la livraison des marchandises, en respectant les procédures internes et les règles des bailleurs de fonds.

• Gestion du cycle d’achat : Mener à bien toutes les étapes des acquisitions, depuis la réception des besoins jusqu’à la livraison et le suivi des paiements ;
• Conformité et procédures : Veiller à l’application stricte des procédures de passation de marchés et des réglementations des bailleurs de fonds ;
• Planification : Participer à l’élaboration et à la mise à jour périodique du plan de passation de marchés en collaboration avec toutes les directions ;
• Coordination régionale : Fournir un appui technique et un contrôle régulier des activités d’achats des bureaux régionaux ;
• Reporting : Assurer un suivi et un reporting régulier de l’état d’avancement des achats, incluant ceux des régions.

Description des tâches

• Planification et coordination

– Participer à l’élaboration et à la mise à jour périodique du Plan de passation de marchés, en concertation avec toutes les directions nationales et régionales ;

– Établir et actualiser le registre/base de données de fournisseurs et prestataires (locaux et internationaux) ;

– Contribuer à l’évaluation annuelle des fournisseurs et des prestataires ;

• Gestion des acquisitions et du processus de passation de marchés

– Vérifier la conformité des demandes d’achats (approvisionnement) et signaler toute irrégularité aux demandeurs ;

– Préparer les avis d’appel d’offres, appel à manifestations d’intérêt, dossiers d’appel d’offres et demandes de cotation (fournitures, travaux, prestations de services) ;

– Lancer et suivre l’ensemble des procédures d’achat (locales et internationales) en veillant à la disponibilité de toutes les documentations requises ;

– Organiser les séances d’ouverture des plis, procéder à l’évaluation et à la récapitulation des offres et des cotations, négocier avec les fournisseurs dans la limite de l’autorité accordée ;

– Emettre les bons de commande, établir les contrats et les procès-verbaux (ouverture, négociation, attribution) ;

– Suivre la livraison des biens et services, l’exécution des contrats, contrôler la conformité (qualité/quantité) avec les responsables techniques ;

– Appuyer le traitement des paiements : préparation des dossiers, suivi des factures et régularisations.

• Gestion des fournisseurs

– Rechercher, identifier et évaluer de nouveaux fournisseurs ;

– Tenir à jour le registre des fournisseurs et un catalogue de prix ;

– Gérer la communication et les négociations avec les fournisseurs ;

– Assurer le suivi des paiements des factures.

• Suivi et reporting

– Elaborer et mettre à jour régulièrement le Tableau de suivi des approvisionnements et des achats ;

– Préparer des rapports hebdomadaires sur la situation des achats ;

– Analyser et partager les indicateurs de performance clés (KPI) sur les délais de traitement des achats et proposer des mesures d’amélioration ;

– Rendre compte des blocages et proposer des solutions à la hiérarchie ;

• Conformité et archivage

– Assurer la conformité des procédures d’achat avec les règles des bailleurs de fonds et la législation locale, au siège et dans les régions ;

– Préparer les dossiers d’achat pour les audits ;

– Organiser et archiver de manière rigoureuse tous les documents liés aux marchés et aux contrats

• Appui, accompagnement et coordination avec les Bureaux Régionaux

En collaboration étroite avec le Coordinateur des Approvisionnements :

– Fournir un appui technique continu aux acheteurs régionaux pour la bonne exécution des procédures de passation de marchés et d’achats ;

– Accompagner les bureaux régionaux dans la planification de leurs besoins et l’élaboration de leurs plans de passation de marchés ;

– Effectuer un suivi régulier des activités de passation de marchés en régions, identifier les difficultés rencontrées et proposer des solutions adaptées ;

– Collecter et consolider les rapports de situation des achats provenant des bureaux régionaux pour un aperçu global et centralisé ;

– Contribuer à la mise en place des mécanismes de contrôle pour s’assurer que les procédures de l’association et des bailleurs de fonds sont respectées pour toutes les acquisitions décentralisées ;

– Coordonner et harmoniser les pratiques d’achats entre le siège et les régions pour garantir la cohérence et le respect des standards organisationnels.

– Identifier les goulots d’étranglement et les problèmes dans le processus d’achat national et régional et proposer des solutions ou des actions correctives.