Missions : 

Sous la supervision du Manager Logistique et Patrimoine, le/la Chargé(e) de Logistique et Parc Automobile a pour mission principale de planifier, coordonner et superviser l’ensemble des activités logistiques de l’Association. Il/Elle jour un rôle stratégique dans l’optimisation des ressources matérielles, la gestion des approvisionnements, le suivi des équipements, et la gestion et organisation des moyens de transport afin de soutenir efficacement les programme de SOS VE Madagascar à travers les différentes régions d’intervention. Il/elle assurera un contrôle efficace et un suivi administratif des biens appartenant à l’Association, dans le respect des procédures internes et des réglementations en vigueur.

Description des tâches:

• Chaîne d’approvisionnement et gestion des stocks

– En liaison avec les bureaux régionaux, élaborer des plans d’approvisionnement détaillés selon les besoins opérationnels ;

– Superviser la réception, l’entreposage, la distribution et la rotation des stocks en veillant au respect des procédures internes et des exigences bailleurs et à l’optimisation des coûts de stockage ;

– Maintenir une base de données nationale des stocks (entrées/sorties, inventaires, niveaux), des documents de gestion (fiches, journaux, rapports mensuels) et produire des rapports périodiques fiables ;

– Garantir le stockage approprié des biens en conformité avec les normes de sécurité et conservation ;

– Gérer les procédures de dédouanement et de transport pour les importations en conformité avec la réglementation nationale ;

– Exploiter les outils informatisés (ERP/WMS) pour le suivi des commandes, l’automatisation des rapports et l’analyse de performance logistique.

• Gestion des équipements techniques et immobilisations

– Anticiper les besoins en matériels et équipements pour éviter les ruptures et garantir la continuité des programmes ;

– Participer au choix, à l’acquisition et au déploiement des équipements techniques (informatique, communication, énergie) selon les besoins des programmes ;

– Maintenir une base de données nationale des équipements et des immobilisations (matériel informatique, mobilier, équipements, etc.) ;

– Mettre en place un système de suivi et de maintenance des équipements pour garantir leur bon fonctionnement, leur traçabilité et leur conformité aux procédures internes et exigences bailleurs ;

– Former le personnel à l’utilisation et à l’entretien des équipements et fournir un support technique en cas de dysfonctionnement ;

– Assurer un inventaire régulier des immobilisations et maintenir une base de données nationale à jour.

• Gestion du parc automobile

– Tenir à jour une base de données fiable et à jour sur l’ensemble des véhicules (localisation, état, documents administratifs) ;

– Planifier et superviser les entretiens préventifs et correctifs (vidanges, révisions, contrôles techniques) et coordonner les réparations nécessaires ;

– Organiser l’utilisation des véhicules (missions, transferts, locations, courses diverses, etc.) et établir les plannings des chauffeurs/coursiers ;

– Suivre et analyser la consommation de carburant, certifier chaque approvisionnement et analyser les coûts ;

– Etablir et suivre les indicateurs de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité de la flotte et proposer des actions d’optimisation (coûts, modèles, plan de renouvellement) ;

– Veiller au respect des normes de sécurité routière, des réglementations en vigueur et de la politique de l’Association (assurances, contrôles techniques, prévention des accidents) ;

– Garantir la conformité et l’actualisation des documents administratifs et légaux des véhicules : cartes grises, assurances, contrôles techniques, permis de conduire des conducteurs, etc.) ;

– Participer à la définition et la planification des besoins en véhicules (choix modèle et type de véhicule, plan d’acquisition, de mise au rebut, plan de renouvellement et au suivi des budgets liés à leur exploitation ;

– Proposer des solutions pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité de la gestion du parc (choix de véhicules économiques, suivi des consommations, etc.) ;

– Gérer les contrats avec les prestataires de services liés au transport et veiller au respect des normes de sécurité et de la politique interne.

• Sécurité

– En cas d’incident, prendre les dispositions nécessaires pour la gestion des incidents tout en respectant ce qui est décrit dans la politique ;

– Mettre en place des actions de prévention pour mitiger les accidents ou les sinistres liés aux véhicules ;

– Sensibiliser le personnel à une utilisation et une conduite sécuritaire et écoresponsable des véhicules.

• Management de l’équipe logistique

– Encadrer l’équipe logistique : définir les objectifs, assurer le suivi de la performance et accompagner le développement professionnel ;

– Favoriser un climat de travail collaboratif et motivant, encourageant l’initiative et l’amélioration continue ;

– Identifier les besoins de formation et mettre en œuvre des plans de renforcement de capacités.

– Appliquer et faire respecter les procédures disciplinaires et les politiques internes.

• Conformité, reporting et amélioration continue

– Préparer les rapports périodiques (stocks, véhicules, équipements, indicateurs logistiques) à destination de la direction et des bailleurs ;

– Garantir la conformité des opérations logistiques avec la législation nationale, les normes internationales et les exigences des bailleurs ;

– Proposer et mettre en œuvre des actions d’amélioration des processus pour renforcer l’efficacité opérationnelle et la maîtrise des coûts ;

– Assurer l’Alerting sur tout signe de malversation ou d’abus dans l’utilisation des équipements, des immobilisations, des véhicules ;

– Se tenir informé des évolutions réglementaires et des meilleures pratiques en logistique humanitaire.

• Autres

– Toute autre tâche relevant de ses compétences selon les besoins et les priorités de l’Association