2- Mission principale

Sous la supervision directe de la Directrice des Richesses Humaines, l’Assistant.e apporte un appui quotidien à l’organisation, au suivi et à la coordination des activités de la Direction. Il/elle anticipe les échéances, prépare les dossiers et les réunions, assure le suivi des décisions et les relances nécessaires, et veille à la fiabilité et à la complétude des informations soumises à validation.

Ce poste exige une bonne compréhension des processus RH, un sens affirmé de la confidentialité et de la discrétion et la capacité de distinguer les urgences, les priorités de fond et les sujets pouvant être traités de manière autonome. La qualité de l’appui sera appréciée à travers la disponibilité, dans les délais, de dossiers complets et préalablement vérifiés, la clarté des synthèses produites, à l’anticipation des points de blocage ainsi qu’à la fluidité de la coordination avec les équipes nationales et régionales.

3- Description des tâches

3.1. Organisation et appui quotidien à la DRH

• Organiser et actualiser l’agenda de la DRH en tenant compte des priorités, des échéances et des contraintes institutionnelles
• Préparer les réunions, rendez-vous, déplacements et séances de travail ainsi que les documents, informations et points d’arbitrage nécessaires
• Préparer des notes de synthèse, points de situation, projets de réponse et éléments d’aide à la décision à partir d’informations vérifiées
• Signaler sans délai les situations sensibles ou susceptibles de présenter un risque humain, juridique, financier, opérationnel ou réputationnel

3.2. Suivi des priorités, des décisions et de la coordination

• Tenir à jour le tableau de bord des activités, décisions, échéances et dossiers prioritaires de la Direction
• Formaliser les actions attendues à l’issue des réunions en précisant les responsables et les échéances
• Suivre l’exécution des décisions jusqu’à leur clôture et effectuer les relances nécessaires avec tact et fermeté
• Identifier les retards, incohérences, informations manquantes et points de blocage puis les porter à l’attention de la DRH
• Consolider les contributions des équipes RH nationales et régionales et produire régulièrement un état d’avancement
• Contribuer au suivi des plans d’action, recommandations d’audit et mesures correctrices relevant des ressources humaines

3.3. Appui aux processus et dossiers RH

• Participer au processus et au suivi administratif des recrutements, intégrations, évaluations, formations, mobilités et contrats
• Mettre à jour les tableaux de suivi des effectifs, mouvements du personnel, contrats, congés et autres échéances RH
• Préparer les dossiers individuels nécessitant l’examen ou la validation de la DRH en vérifiant les pièces requises et le respect des circuits de validation
• Contribuer à la préparation et à la mise en forme des politiques, procédures, notes, outils RH et dossiers contentieux
• Assurer le suivi administratif des prestataires et consultants intervenant pour le Bureau National de Coordination

3.4. Préparation des réunions, communication et circulation de l’information

• Préparer les ordres du jour, convocations, dossiers de séance, réservations et supports de présentation
• Recueillir à l’avance les contributions nécessaires auprès des directions et équipes concernées
• Participer aux réunions à la demande de la DRH et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions dans les délais convenus
• Préparer et rédiger les notes, termes de référence, courriers, rapports, mémorandums et autres documents de travail de la Direction
• Traiter et transmettre les décisions, notes de service, contrats et informations internes ou externes après validation de la DRH
• Faciliter la circulation de l’information entre la DRH, l’équipe RH, les Directions régionales et les autres directions

3.5.  Gestion administrative, logistique et documentaire

• Organiser les déplacements des membres de l’équipe RH et assurer le suivi des dispositions administratives et logistiques associées
• Établir les demandes (achat et service (DAS), de paiement et autres demandes administratives) de la Direction puis en suivre le traitement
• Assurer le circuit, l’envoi, la réception et la traçabilité des correspondances officielles et des documents de travail
• Tenir à jour les listes de contacts et de partenaires utiles à la Direction
• Organiser, sécuriser et actualiser le classement physique et électronique des dossiers selon les nomenclatures en vigueur
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et limiter l’accès aux documents sensibles aux seules personnes autorisées

Toute autre tâche qui lui est confiée par la Directrice des Richesses Humaines et relevant de ses compétences.

 4- Livrables

Agenda actualisé et priorisé de la DRH -Quotidienne

Liste des échéances et points d’attention de la semaine – Hebdomadaire

Tableau de suivi des décisions, demandes, responsables et échéances – Mise à jour continue et revue hebdomadaire

Dossiers de réunion complets : ordre du jour, documents, points d’arbitrage et synthèse – Avant chaque réunion

Comptes rendus ou relevés de décisions – Dans les 24 à 48 heures suivant la réunion

État d’avancement des dossiers RH prioritaires – Hebdomadaire

Tableau des dossiers en attente, retards et points de blocage – Hebdomadaire

Dossiers RH contrôlés et complets avant transmission à la DRH – Selon les échéances

Projets de courriers, notes, présentations et réponses institutionnelles – Selon les besoins

Classement électronique et physique actualisé des documents de la Direction RH – En continu

Synthèse mensuelle des activités, réalisations, risques et échéances à venir – Mensuelle

Suivi des recommandations, plans d’action et mesures correctrices RH – Mensuel ou selon le calendrier convenu