Descriptions des tâches :

Afin de remplir sa mission de manière efficace et d’assurer le bon fonctionnement es projets, le/la Coordinateur(trice) de projet doit assumer un ensemble de tâches variées et cruciales. Ces responsabilités sont essentielles pour garantir que les projets atteignent leurs objectifs, bénéficient aux enfants et aux familles vulnérables, et s’alignent avec la mission et la stratégie de SOS Villages d’Enfants. Chaque domaine d’activité requiert une attention particulière et une expertise spécifique pour assurer une mise en œuvre harmonieuse et un impact durable. Voici un aperçu détaillé des principales tâches inhérentes à ce poste :

Coordination de projet :

• Coopérer activement avec les coordinateurs au niveau national et les divers départements.
• Assurer la mise en œuvre des projets conformément aux normes Gestion Axée sur les Résultats (GAR) et Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions (PRAG), y compris le suivi et les rapports (préparation, compilation et vérification des rapports narratifs et financiers).
• Soutenir les partenaires dans la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets.
• Communiquer régulièrement avec les partenaires de projet (mises à jour de gestion régulières, informations sur les prochaines étapes, rappels des délais et des tâches).
• Initier les processus d’évaluation des projets, résumer et partager les enseignements avec les parties prenantes.
• Contribuer à l’amélioration des systèmes, processus, outils et méthodes pour mieux intégrer les exigences des partenariats institutionnels dans les procédures organisationnelles de SOS Villages d’Enfants.
• Soutenir la maintenance du système de suivi en place et contribuer à son évolution/amélioration.
• Organiser des missions de suivi, des évaluations et la mise en œuvre des activités.

Gestion du projet :

• Diriger le développement et la mise en œuvre du projet en accord avec l’accord de subvention, les guides des bailleurs, la politique interne de SOS Villages d’Enfants, les lois locales, ainsi que les stratégies, normes de qualité et directives.
• Mettre en place le cycle de gestion de projet pour garantir des interventions adaptées au contexte local, répondant aux besoins du groupe cible et contribuant au développement de systèmes de soutien social durables.
• Coordonner et superviser le processus global de gestion des cas appliqué dans le Programme de Renforcement Familial (FSP), y compris la mise en place de l’équipe pluridisciplinaire, les discussions de cas, les réglementations de charge de travail.
• Coordonner le développement d’un ensemble complet de services dans le cadre du projet en collaboration avec les partenaires et les parties prenantes.
• Soutenir le renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre du projet pour assurer la pérennité à long terme de la prestation de services et le développement continu de l’unité de projet.
• Faire régulièrement les rapports sur les activités et les progrès réalisés par rapport aux objectifs auprès des départements concernés, des parties prenantes, des partenaires et des bailleurs.
• Effectuer une évaluation des risques et veiller à ce que des mesures pertinentes soient mises en place pour atténuer les risques existants et potentiels.
• Veiller à une gestion de haute qualité des subventions en respectant les indicateurs de performance clés et les délais.

Réseautage et développement des relations :

• Maintenir des relations collaboratives avec les parties prenantes internes et externes (partenaires locaux, réseau Institutionnel Partnership Development (IPD), partenaires externes tels que les gouvernements, les agences de développement, les plateformes d’ONG).
• Participer à des réunions et des forums avec les parties prenantes.
• Développer de nouvelles relations avec les parties prenantes et les partenaires potentiels, y compris les nouveaux accords de partenariats.
• Identifier et effectuer une diligence raisonnable des partenaires du projet.

Suivi et évaluation :

• Veiller à la gestion de la qualité des activités des projets au sein des structures concernées et mettre en œuvre les recommandations des audits de qualité nationaux et internationaux et/ou des évaluations.
• S’assurer que le système de suivi et d’évaluation approprié est mis en place et appliqué par le personnel concerné.
• Diriger les processus d’auto-évaluation du projet.
• Soutenir la base de données du projet, surveiller la qualité de la saisie des données, utiliser les rapports de la base de données pour la planification, le suivi et l’évaluation.
• Répondre aux questions des utilisateurs concernant le contenu et recueillir régulièrement des informations sur les nouvelles mises à jour de contenu et les suggestions du personnel du projet et des participants.

Développement des ressources humaines :

• Proposer de manière proactive un organigramme des projets en fonction des besoins et des financements.
• S’assurer du recrutement du personnel nécessaire au projet.
• Assurer le renforcement des capacités, la supervision, le soutien des équipes et contribuer à l’encadrement du personnel de projets.
• Assurer la mise en œuvre efficace du cycle des ressources humaines dans le projet conformément aux exigences légales nationales et aux directives SOS Villages d’Enfants, en collaboration avec les ressources humaines.
• Participer aux diverses interventions telles que le règlement de conflit pour la supervision individuelle et/ou de groupe.
• Analyser le contexte sécuritaire local, évaluer les risques afin d’assurer la sûreté et la sécurité des équipes.

Gestion financière et administrative :

• Mettre en œuvre les procédures financières et administratives au sein du projet conformément aux politiques, directives et normes définies et en consultation avec le personnel de soutien financier.
• Apporter un soutien pendant le processus d’élaboration du budget et/ou des réaménagements sur le terrain.
• Surveiller les dépenses budgétaires dans l’unité de projet afin de garantir une utilisation correcte des fonds et en conformité avec le plan annuel et le budget.
• Garantir le respect des procédures administratives et financières, et de la bonne gestion des dépenses de fonctionnement et d’investissement des structures, matériels et équipements du projet.
• Informer le Directeur Régional et le Directeur National de tout problème engageant la responsabilité et toute situation compromettant la notoriété de l’association.
• Collaborer avec d’autres départements (programmes, finances, suivi et évaluation, coordinateur de la conformité) pour s’assurer que toute la documentation requise est prête et disponible pour les audits.
• Soutenir et conseiller les collègues du programme et financiers concernant les questions de conformité interne et des donateurs pour les subventions dans son portefeuille.

Élaboration de partenariats et plaidoyer :

• Soutenir la création de partenariats et de réseaux, qui offrent aux familles et participants un ensemble de services complémentaires.
• Coordonner la prestation de services par différents prestataires du/des projets pour garantir la continuité et l’exhaustivité des interventions pour les participants.
• Représenter l’organisation au sein des réseaux locaux pertinents, des forums, des plateformes, des campagnes, des groupes de travail et plaider en faveur des droits de l’enfant, en particulier des groupes cibles de SOS Villages d’Enfants.
• Coordonner l’organisation des événements du/des projets.

Gestion des connaissances :

• En collaboration avec le Chargé de Suivi, Évaluation, Redevabilité et Apprentissage, documenter et partager les bonnes pratiques et les leçons apprises au sein de l’unité de projet pour soutenir l’apprentissage organisationnel.
• Échanger régulièrement avec les autres collègues et assister aux diverses réunions, et suivre le développement et les changements dans la législation nationale, les politiques et les pratiques liées aux domaines d’activités.
• Participer au nom de l’organisation à des études, projets de recherche nationale.

        Protection de l’enfance (PE) :

• Effectuer une évaluation des risques en matière de protection de l’enfance dans sa zone de travail, et veiller à ce que des mesures pertinentes soient mises en place pour atténuer les risques.
• Contribuer à l’amélioration du système de feedback et de redevabilité envers les participants, en particulier des enfants.

Rapports aux donateurs et suivi :

• Fournir des rapports détaillés aux bailleurs de fonds et au conseil d’administration sur les progrès de l’organisation dans le respect des normes de qualité.
• Coordonner la finalisation des rapports destinés aux donateurs, en veillant à la cohérence technique et financière.
• Analyser le rapport financier, mettre en évidence les dépenses excessives ou insuffisantes, et en faire l’objet d’un suivi écrit et verbal.
• Collaborer avec les équipes financières pour garantir que les lignes budgétaires des donateurs, conformément au contrat, sont en adéquation avec le système financier.
• Faire le suivi des échéanciers de paiement des subventions et des demandes de revenus pour le portefeuille respectif en étroite collaboration avec les finances, afin de garantir que cela soit fait en temps voulu.

Communications :

• En lien avec le responsable communication, superviser la conception et la réalisation des supports de communication relatifs aux projets.
• Collaborer avec le responsable communication pour les relations publiques, la production de fiches projet, et autres informations pertinentes nécessaires au projet.
• Contribuer à l’organisation des événements marquants des projets dont il/elle est en charge : lancement officiel, clôture officielle, ateliers.