Missions :

Sous l’autorité du Directeur de Programme, le/la Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) est chargé(e) de la gestion globale des opérations administratives, financières, comptables et budgétaires du programme dans la région de. Il/elle garantit la conformité aux procédures internes, assure la fiabilité des informations financières, encadre l’équipe administrative et comptable locale, et apporte un appui stratégique à la direction pour le pilotage des activités.

Description des tâches
Gestion financière et comptable
– Assurer et contrôler la tenue régulière de la comptabilité.
– Vérifier et transmettre les pièces comptables au Bureau National.
– Élaborer les prévisions budgétaires hebdomadaires/mensuelles.
– Suivre et autoriser les engagements financiers.
– Superviser la production et la soumission des rapports financiers.
– Encadrer l’équipe comptable et assurer le respect des procédures internes.
– Effectuer des missions de contrôle dans les localités d’intervention.

Gestion de la trésorerie
– Établir les rapprochements bancaires.
– Élaborer la situation de trésorerie et le plan de liquidité.
– Préparer les appels de fonds et en assurer le suivi.
– Analyser les frais et produits bancaires.

Gestion budgétaire
– Élaborer les budgets annuels des unités de programme.
– Assurer le suivi et l’analyse des écarts budgétaires.
– Proposer et documenter les réaménagements budgétaires.
Gestion des ressources humaines
– Gérer administrativement le personnel (contrats, suivi des échéances, …)
– Veiller à la bonne tenue à jour des dossiers et du registre du personnel.
– Suivre les présences, absences, congés et mouvements du personnel à travers des outils de gestion adaptés.
– Assurer la bonne exécution de la paie en collaboration avec l’équipe du Bureau National de Coordination : collecte, vérification et envoi des éléments variables, ….
– Effectuer les déclarations d’embauche/débauche.
– Appuyer la Direction du programme dans l’organisation des recrutements.
– Faire appliquer les politiques et procédures RH.
– Assurer la conformité avec la législation du travail malgache et les normes internes.
– Organiser l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.
– Appui dans la mise en place du plan de formation et assurer son suivi.
– Coordonner les évaluations de performance et le suivi des plans d’amélioration.
– Assurer le dialogue social avec les représentants du personnel.
– Gérer les conflits individuels ou collectifs.

Gestion administrative, juridique et fiscale
– Suivre les documents administratifs et juridiques.
– Gérer les contrats et conventions.
– Élaborer et soumettre les déclarations fiscales.
– Suivre les opérations logistiques liées à l’administration.
– Appui transversal et relations externes
– Appuyer la direction dans la planification et le suivi des activités.
– Être l’interlocuteur principal des auditeurs internes/externes.
– Mettre en œuvre les recommandations issues des audits.
– Réaliser toute autre tâche assignée par le superviseur.